Manajemen Proyek Rekayasa

- Rr. Ruth Citra Handayani (21S18024)

Tulisan ini dibuat untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen Proyek Rekayasa (Engineering Project Management) pada perkuliahan Semester 6 di Program Studi Manajemen Rekayasa Fakultas Teknologi Industri, Insitut Teknologi Del.

Teman-teman tahu tidak, jika kita tidak dengan sungguh-sungguh mengerjakan suatu proyek, maka output yang kita dapatkan pun tidak sesuai dengan harapan kita.

Lalu, bagaimana suatu proyek dapat terlaksana dengan baik dan selesai dalam waktu yang telah diperkirakan?

Proyek adalah suatu aktivitas yang bersifat sementara dan unik karena dalam pelaksanaan suatu proyek terdapat serangkaian operasi khusus yang dirancang untuk mencapai tujuan tunggal dengan jadwal yang telah ditentukan beserta ruang lingkup dan sumber dayanya. Oleh sebab itu, suatu proyek perlu untuk dimanajemen agar terlaksana dengan baik dan dapat mencapai tujuan tadi.

Maka dari itu, dalam pelaksanaan suatu proyek, kita membutuhkan Manajemen Proyek.

Apa Itu Manajemen Proyek?

Manajemen Proyek adalah pengaplikasian pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik dalam suatu kegiatan proyek untuk memenuhi persyaratan proyek tersebut. Manajemen proyek dapat diterapkan di berbagai bidang, yaitu: konstruksi, manufaktur, penelitian, dan padat modal.

Dalam penerapannya, ada 5 tahapan dalam manajemen proyek yang perlu diperhatikan, yaitu:

1. Initiation
   Dalam tahap inisiasi terdapat penentuan nama proyek dan project charter yang akan diuji oleh sponsor atau stakeholder untuk memutuskan apakah akan berkomitmen dengan pelaksanaan proyek tersebut atau tidak.
   
   
2. Planning
   Dalam tahap perencanaan terdapat ruang lingkup proyek serta definisi dari setiap aktivitas yang akan diselesaikan dalam proyek tersebut.
   
   
3. Executing
   Dalam tahap eksekusi terdapat pengendalian jadwal, anggaran, dan pengawasan kualitas proyek yang wajib untuk dilaksanakan dengan teliti oleh para pelaksana proyek, terutama maanjer proyek.
   
   
4. Monitoring and Controlling
   Dalam tahap pengendalian terdapat pemantauan dan perekaman yang dilakukan selama proyek berlangsung, lalu hasil rekaman tersebut akan dianalisis untuk diperbiaki dan dikembangkan jika diperlukan.
   
   
5. Closing
   Tahap penutupan menandakan bahwa proyek telah selesai dilaksanakan dan manajer proyek secara resmi mendokumentasikan seluruh arsip proyek dan catatan hasil pembelajaran proyek.

Penerapan Manajemen Proyek

 

Podomoro City Deli Medan (PCDM) merupakan salah satu proyek superblok mewah oleh Agung Podomoro Land, yang pertama dibangun di Medan, terkhusus di Pulau Sumatera. Proyek ini berada di jantung kawasan bisnis Medan dan berada dekat dengan stasiun utama kereta Bandara Kualanamu Internasional, dengan target utama mereka adalah konsumen menengah dan menengah ke atas. Proyek superblok mewah ini dibangun di atas lahan seluas 5,2 hektar dan akan memiliki 2730 apartemen, sebuah menara perkantoran dengan NSA 46,314 m2, dan NLA 78,287 m2 untuk ritel mall.

 

Sumber: www.podomorocitydelimedan.com

Karena PCDM adalah proyek konstruksi yang besar, tentu perlu penerapan manajemen proyek secara rinci dan lengkap. Oleh sebab itu, Manajemen Proyek memiliki 10 area pengetahuan yang dapat menjadi parameter dalam perencanaan manajemen proyek yang akan diterapkan.

1. Integration Management
   Manajemen integrasi adalah serangkaian aktivitas yang perlu dilakukan untuk mengidentifikasi, mendefinisi, mengkombinasi, dan mengkoordinasi berbagai aktivitas yang ada dalam suatu manajemen proyek.
   Proses yang terjadi adalah pengembangan project charter oleh PT Sinar Menara Deli sebagai pemilik atau owner proyek, pembuatan perencanaan manajemen proyek, pengarahan dan pengelolaan aktivitas proyek oleh PT Totalindo Eka Persada sebagai kontraktor, memonitor dan mengontrol aktivitas proyek, melakukan kontrol perubahan terintegrasi, dan proses finalisasi semua aktivitas proyek untuk mendapatkan formal acceptance bahwa proyek telah selesai.
   
   
2. Scope Management
   
   Manajemen ruang lingkup adalah serangkaian aktivitas yang mengembangkan deskripsi proyek secara detail untuk meyakinkan bahwa seluruh aktivitas tersebut telah mencakup dan sesuai dengan persyaratan yang dibutuhkan, dan tidak terdapat kegiatan tambahan yang tidak berhubungan dengan persyaratan tersebut.
   Proses yang terjadi adalah merencanakan manajemen ruang lingkup proyek, pengumpulan requirement atau persyaratan yang dibutuhkan terutama dari stakeholders, mendefinisikan ruang lingkup proyek dengan lengkap, membuat WBS (Work Breakdown Structure), memvalidasi ruang lingkup berdasarkan control quality yang telah ditinjau oleh owner maupun sponsor, dan mengontrol ruang lingkup dengan memantau status proyek tersebut dan mengelola perubahan yang ada terutama pada ruang lingkup proyek.
   
   
3. Time Management
   
   Manajemen waktu adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan dalam menganalisis waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek atau timeline proyek dari awal hingga akhir, sehingga dapat dikendalikan atau dikembangkan untuk penyelesaian proyek.
   Proses yang terjadi adalah mendefinisikan aktivitas proyek dengan mengidentifikasi dan menjadwalkan aktivitas proyek yang ada, mengurutkan aktivitas proyek dari awal hingga akhir, mengestimasi sumber daya aktivitas proyek dengan mengidentifikasi dan menentukan jenis dan jumlah sumber daya dan bahan yang dibutuhkan, memperkirakan durasi aktivitas proyek dengan mengidentifikasi dan mengestimasi timeline penyelesaian proyek, mengembangkan jadwal proyek yang ada dengan lebih rinci, dan mengontrol jadwal aktivitas proyek untuk mengurangi perubahan jadwal aktivitas proyek. Adapun masa pelaksanaan keseluruhan proyek akan memakan waktu selama 4 tahun (Februari 2014 s/d Februari 2017).
   
   
4. Cost Management
   
   Manajemen biaya adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui siklus hidup penuh proyek tersebut sehingga dapat dijamin bahwa proyek tersebut dapat diselesaikan sesuai dengan biaya yang telah disepakati.
   Proses yang terjadi adalah merencanakan sumber daya dengan memastikan kebutuhan sumber daya (fisik, manusia, keuangan, dan informasi) di  masa depan yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek, mengestimasi biaya dengan memprediksi biaya proyek yang akan digunakan, menganggarkan biaya dengan mengalokasikan perkiraan biaya ke dalam akun biaya sehingga dapat mengukur kinerja dan nilainya serta dapat membentuk baseline untuk mengendalikan biaya tersebut, dan mengontrol biaya dengan mengukur varians dari dasar biaya dan mengambil tindakan korektif sehingga dapat mencapai biaya minimum yang efektif dalam pelaksanaan proyek. Adapun total biaya pembangunan proyek ini adalah sekitar Rp 5 triliun.
   
   
5. Quality Management
   
   Manajemen kualitas adalah serangkaian aktivitas yang diperlukan untuk meninjau kualitas proyek dan menjamin bahwa proyek dapat memenuhi kebutuhan yang telah disepakati sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku, terkhusus prosedur yang berkaitan dengan kualitas.
   Proses yang terjadi adalah merencanakan manajemen kualitas proyek dengan menggunakan beberapa metode atau teknik kontrol kualitas, mengontrol kualitas dengan memantau dan merekam hasil pelaksanaan kontrol kualitas, menganalisisnya, lalu merekomendasikan perubahan yang diperlukan, dan memastikan bahwa kualitas proyek benar-benar terkontrol sesuai dengan standar dan jika diperlukan persyaratan kualitas pada prosedur yang ada dapat diaudit untuk memastikan bahwa kualitas proyek benar-benar terkontrol.
   
   
6. Human Resource Management
   
   Manajemen sumber daya manusia adalah serangkaian aktivitas yang sistematik dalam mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan melakukan validasi data terkait sumber daya manusia beserta karakteristiknya.
   Proses yang terjadi adalah merencanakan manajemen sumber daya manusia sesuai dengan informasi yang ada dan siklus hidup proyek, membentuk tim dengan menyesuaikan keterampilan anggota tim dengan posisi yang ada, mengembangkan tim dengan meningkatkan kompetensi dan interaksi tim dengan lingkungan secara keseluruhan, dan mengelola tim dengan melakukan evaluasi dan memecahkan permasalahan secara bersama untuk mengoptimalkan kinerja proyek.
   
   
7. Communication Management
   
   Manajemen komunikasi adalah serangkaian aktivitas yang diperlukan untuk memastikan bahwa informasi dalam proyek tersebut benar dan tepat serta dapat tersampaikan dengan cepat, sehingga dapat menentukan keputusan dengan tepat dan cepat.
   Proses yang terjadi adalah merencanakan manajemen komunikasi dengan mengembangkan metode pendekatan yang tepat supaya dapat memenuhi kebutuhan informasi yang diperlukan sesuai dengan fakta yang ada sehingga komunikasi dengan stakeholder dapat berlangsung dengan efektif dan efisien, mengelola komunikasi dengan mengolah informasi mentah yang telah dikumpulkan menjadi informasi penting yang dapat diinterpretasikan dan dimengerti oleh stakeholders, dan mengontrol komunikasi dengan memantau dan mengendalikan komunikasi yang berlangsung di seluruh siklus proyek.
   
   
8. Risk Management
   
   Manajemen risiko adalah serangkaian aktivitas yang diperlukan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan menanggapi setiap risiko yang muncul selama siklus hidup proyek supaya proyek tetap terlaksana sesuai dengan jalurnya dan memenuhi tujuannya.
   Proses yang terjadi adalah mengidentifikasi risiko yang ada baik itu risiko positif maupun negatif, menganalisis kemungkinan risiko tersebut sesuai dengan informasi yang ada baik secara kualitatif maupun kuantitatif, mengevaluasi risiko untuk mengetahui risiko mana yang harus diprioritaskan untuk diatasi, memilih dan menempatkan tenaga kerja yang ahli dalam mengatasi risiko tersebut, mengembangkan strategi-strategi untuk mencegah atau mengatasi kemungkinan risiko terjadi, dan memantau proses dari penanganan risiko tersebut.
   
   
9. Procurement Management
   
   Manajemen pengadaan adalah serangkaian aktivitas yang diperlukan untuk membeli dan menyediakan barang maupun jasa yang dibutuhkan dari luar organisasi ke dalam perusahaan, terkhusus dalam pelaksanaan proyek yang berlangsung.
   Proses yang terjadi adalah merencanakan manajemen pengadaan dengan menentukan barang yang dibutuhkan dalam suatu tipe kontrak yang menggambarkan kerja sama oleh distributor atau supplier dengan perusahaan, mempimpin pengadaan dengan memilih satu atau lebih seller yang telah memenuhi syarat, mengelola pengadaan dengan memantau kinerja dan melakukan perbaikan sesuai dengan kebutuhan, dan menyelesaikan pengadaan dengan melakukan verifikasi bahwa semua aktivitas dan barang telah diselesaikan. 
   
   
10. Stakeholder Management
    
    Manajemen stakeholder adalah serangkaian aktivitas yang diperlukan untuk mengidentifikasi pihak-pihak penting yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh proyek, baik itu pribadi maupun kelompok atau organisasi. 
    Proses yang terjadi adalah mengidentifikasi siapa saja yang menjadi stakeholder dalam proyek ini, merencanakan manajemen stakeholder, mengatur kesepakatan atau perjanjian dengan para stakeholder, dan memastikan bahwa proyek berlangsung sesuai dengan kesepakatan yang telah ditentukan sebelumnya. Adapun yang menjadi stakeholder dalam proyek ini adalah pihak Agung Podomoro Land dan beberapa perusahaan lainnya yang menjadi sponsor proyek, serta beberapa badan pemerintahan kota Medan yang berwenang.

Dengan memahami ke-10 area pengetahuan dalam manajemen proyek, maka proyek konstruksi Podomoro City Deli Medan dapat mengelompokkan informasi-informasi penting, menganalisisnya, dan kemudian mengembangkannya guna menghasilkan strategi-strategi yang mendukung kelancaran pembangunan proyek yang besar ini.

Demikian tulisan ini saya sampaikan, semoga bermanfaat bagi kita semua. Jika ada tanggapan dari teman-teman, silakan memberikannya melalui kolom komentar yang tersedia.

Terimakasih 😊

- Salam Sehat -

Referensi:

Guide, A., 2001. Project management body of knowledge (pmbok ® guide). In Project Management Institute.

www.agungpodomoroland.com/page/Our-Project/Podomoro-City-Deli-Medan (diakses pada 12 Mei 2021 pukul 19.35 WIB)

www.pmi.org/about/learn-about-pmi/what-is-project-management (diakses pada 12 Mei 2021 pukul 17.10 WIB)

www.podomorocitydelimedan.com (diakses pada 12 Mei 2021 pukul 19.30 WIB)